Information Health Check was "Creating value out of chaos!" voor Nitto Europe in België

Nov. 29, 2012 - PRLog -- “Creating value out of chaos.” – Eric Pass, lid van de Raad van Bestuur en verantwoordelijke voor Corporate Strategy & New Business bij Nitto Europe over de Information Health Check van Content Advisors nv.

Nitto Europe, een Japans bedrijf met meer dan 700 werknemers in België dat de Belgische markt deelt met zulke bedrijven zoals 3M, Tesa, was op zoek naar een fundamentele oplossing voor informatiebeheer. De eendaagse Information Health Check van Content Advisors nv (http://www.contentadvisors.be/real-advice/our-expertise) was een ideaal en gemakkelijk hulpmiddel om daarmee te starten.

■ Bedrijfsnoden

Een tijd geleden kreeg Eric Pass, lid van de Raad van Bestuur en verantwoordelijke voor Corporate Strategy & New Business bij Nitto Europe in Genk, het bericht van de IT-afdeling dat hun servers vol zaten en dat iedereen zijn eigen mappen maar eens moest opkuisen. “Ik wilde echter een fundamentele oplossing: hoe moeten we met deze informatie omgaan?”, aldus de heer Pass. Voor Nitto Europe, een technologisch georiënteerde onderneming die oplossingen aanbiedt voor industriële toepassingen zoals montage, afdichting, bescherming, isolatie en filtering, is vlot informatiebeheer van cruciaal belang. Het bedrijf beschikt over bijzondere expertise, die op haar beurt ondersteund wordt door grote hoeveelheden informatie. Veel van deze informatie zit echter verspreid over het bedrijf en is niet gedigitaliseerd. Er was nood aan een nieuwe manier van omgaan met informatie, vooral wat efficiëntie en effectiviteit betreft.

De hoofdvragen bij deze beslissing waren: Wat is de relevantie van de informatie die we willen bewaren? En van de informatie die we gaan verwijderen? Wat moeten we als basis daarover weten? We hebben veel duplicaten van projecten die op verschillende plaatsen bewaard zijn. Hoe pakken we dat aan? Waar kunnen we welke documenten terugvinden?

Dat was de uitdaging toen de beslissing genomen werd om iets te veranderen aan de manier waarop er omgegaan wordt met informatie. “Ieder heeft zijn eigen manier voor het bewaren en het onderhouden van informatie. Nu sturen mensen 10 keer dezelfde documenten door. Enerzijds staan daardoor dezelfde documenten meerdere keren op verschillende plaatsen en anderzijds betekent het ook een onnodige belasting van het e-mailverkeer.”

■ Make-or-buy decision

Uiteindelijk stond het bedrijf voor de keuze om het probleem zelf aan te pakken of zich toch te laten bijstaan door een externe firma. Op de vraag waarom Nitto Europe uiteindelijk toch besloten heeft om beroep te doen op externe consultancy, antwoordde Eric Pass het volgende: “Het valt al moeilijk te beslissen door één persoon. We werken met verschillende mensen, dus zijn er ook verschillende mensen bij betrokken, en verschillen de meningen hierover ook. Daarom is het interessanter om een externe firma erbij te halen, die deze verschillende meningen analyseert en kanaliseert vanuit een objectief perspectief.”

■ Resultaten

Zonder positieve resultaten kan er uiteraard geen sprake zijn van een succesverhaal. “Hans van Heghe (oprichter van Content Advisors en adviseur, n.v.d.r.) heeft deze Information Health Check uitgevoerd en een aantal eenvoudige stappen aanbevolen”, vertelt onze gesprekspartner. “Het was een eendaagse analyse. We kregen een aantal concrete aanbevelingen rond e-mailverkeer, e-mailadressen, hoe efficiënter met e-mail omgaan. En ook rond wat we in eerste instantie moeten doen, zoals een team opzetten. Daarmee zijn we dan ook begonnen.” Nu wordt er bekeken hoe de verdere uitwerking dient te gebeuren. Nitto Europe verwachtte een gestructureerde aanpak, logische stappen. “Wat er beloofd was en omschreven in het voorstel, hebben we ook gekregen”, aldus Eric Pass.

■ Content Advisors door de ogen van Nitto Europe

We waren benieuwd om te vernemen wat op hen de grootste indruk heeft gemaakt in het hele samenwerkingsproces. Zonder veel aarzelen, antwoordde Eric Pass hierop: “De snelheid. De snelheid van de analyse en van de rapportering. Geen te uitgebreid rapport want dat hebben we niet nodig. Een echt JERI-rapport.” (JERI® staat voor Just Enough Relevant Information, of precies voldoende relevante informatie, n.v.d.r.). De expertise en de ervaring die aangeboden worden door gelijkaardige bedrijven voor dezelfde problemen waren voor Nitto Europe de belangrijkste selectiecriteria. Wat Content Advisors betreft – een onderafdeling van moederbedrijf ICMS Group nv – wist hij het volgende te vertellen: “Ik heb ICMS Group al 2 of 3 keer gezien en gehoord op workshops en seminaries. Ik ken hen nu al een 6 à 7-tal jaren. Ik ben erg onder de indruk van hun aanpak en de uitleg van welke stappen er precies moesten ondernomen worden. Natuurlijk is daar software aan gekoppeld. Maar de combinatie met Content Advisors, die toch onafhankelijk advies leveren, dat vond ik zeer goed.” Bovendien speelden ook andere factoren een belangrijke rol, zoals een correcte prijs, flexibiliteit en efficiëntie, en het beantwoorden aan de verwachtingen. Allemaal onderdelen waarop Content Advisors ook hoog scoorde.

De eerste stap van het verbeteringsproces is gezet. “Nu moeten we uiteraard zelf de inspanning doen. Gelukkig hebben we nu iemand die ons hierbij extern kan sturen en onderwijzen”, aldus Eric Pass.

Op onze vraag hoe hij de geleverde dienst kort zou omschrijven, kregen we zonder lang nadenken het volgende antwoord: “Creating value out of chaos.”

Als u dit artikel interessant vindt of u meer informatie wenst  te ontvangen, neem gerust contact met ons op: +32 15 61 85 45 of mail ons info@icms.be. Bezoek onze website: http://www.icmsgrp.com/